Von der Anfrage bis zum fertigen Mailing – Kundenmanagement bei Scholz Direct

Bevor Ihr Mailing den Empfänger erreicht, sind zahlreiche Schritte notwendig und viele Details zu bedenken. Unser Kundenmanagement steht Ihnen dabei von Anfang an hilfreich und beratend zur Seite, um die bestmögliche Lösung für die Umsetzung Ihrer Wünsche zu finden.

Neben den internen Stationen und Abteilungen von Scholz Direct sind an der Herstellung und Auslieferung eines Mailings typischerweise auch externe Lieferanten und Dienstleister (z.B. Druckereien, Papierhersteller, Briefzusteller, Transportunternehmen) beteiligt. Die Koordination aller Beteiligten ist ebenfalls Aufgabe des Kundenmanagements.

Der Prozess von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung eines Mailings soll nachfolgend kurz veranschaulichend dargestellt werden.

Anfrage

Nachdem uns Ihre Anfrage erreicht hat, sind häufig weitere Details zu klären. Oftmals müssen dabei folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Papiersorte und welche Briefumschläge sollen für das Mailing verwendet werden?
• Werden die Materialien vom Kunden angeliefert oder sollen diese von uns beschafft werden?
• Werden noch Adressen aus der Zielgruppe, die mit dem Mailing erreicht werden soll, benötigt oder stellt uns der Kunde eine Adressdatei zur Verfügung?
• Müssen zusätzliche Leistungen externer Dienstleister in Anspruch genommen werden, z.B. für den Druck eines aufwändig gestalteten Flyers?
• Was ist bei der Produktion des Mailings im Lettershop und in der EDV technisch umsetzbar, was nicht? Welche Alternativen gibt es?
• Welche Termine sind bei der Auslieferung des Mailings einzuhalten?

Angebotserstellung

Nach der Klärung aller offenen Fragen erarbeitet unser Kundenmanagement ein individuelles Angebot für Sie. Dazu werden die notwendigen Verhandlungen mit externen Dienstleistern und Lieferanten geführt. Es wird ermittelt, welche Leistungen im Einzelnen von unserer EDV und unserem Lettershop für die Produktion des Mailings erbracht werden müssen. Im Rahmen der Portooptimierung überlegen wir, wie Ihr Mailing am kostengünstigsten versendet werden kann.

Auftragserteilung und Auftragsbestätigung

Nachdem Sie unser Angebot geprüft und uns Ihren Auftrag erteilt haben, erhalten Sie von uns eine Auftragsbestätigung. Zur Sicherstellung des Liefertermins wird Ihr Auftrag bei unserer Personal- und Maschinenplanung berücksichtigt. Nun steht der Produktion Ihres Mailings nichts mehr im Wege.

Auftragsbearbeitung

Sofort nach Ihrer Auftragserteilung werden auch alle an der Produktion Ihres Mailings beteiligten Zulieferer von unserem Kundenmanagement beauftragt. Hierbei erfolgen genaue Terminabsprachen, um die rechtzeitige Lieferung des benötigten Materials zu gewährleisten.

Bei von externen Druckereien auszuführenden Druckaufträgen stellt das Kundenmanagement das Bindeglied zwischen Ihnen und der Druckerei dar, indem es den Korrekturabzug der Druckerei an Sie weiterleitet, die Druckfreigabe von Ihnen einholt und sodann an die Druckerei weiterleitet.

Bei der Verarbeitung von Adressen und internen Druckaufträgen erfolgt eine Beauftragung unserer EDV-Abteilung. Die Adressdatei bzw. der Brieftext Ihres Mailings wird an die EDV weitergeleitet und ein Probeandruck angefordert. Zur Druckfreigabe wird dieser Probeandruck an Sie weitergegeben. Nachdem evtl. Änderungswünsche berücksichtigt wurden und uns Ihre Druckfreigabe vorliegt, wird Ihr Mailing von unserer EDV gedruckt.

Sobald alle benötigten Einzelteile (Anschreiben, Briefumschläge, Flyer etc.) Ihres Mailings vorhanden sind, geht Ihr Auftrag zusammen mit einem Musterexemplar in die Lettershop-Produktion. Dort durchläuft Ihr Mailing in der Regel folgende Arbeitsschritte: Schneiden/Falzen, Adressieren, Kuvertieren, Frankieren und Postfertigmachen. Die Produktion Ihres Mailings ist somit abgeschlossen, nun wird Ihr Mailing bei der zuständigen Poststelle aufgeliefert und versendet.

Rechnungslegung und Nachbetreuung

Zusammen mit der Rechnung für Ihren Auftrag erhalten Sie von unserem Kundenmanagement eine Kopie der Einlieferliste und die Frankierbelege als Nachweis für die ordnungsgemäße Einlieferung Ihres Mailings bei der Post.

Natürlich interessiert es uns, ob Sie mit unserer Leistung und dem Erfolg Ihres Mailings zufrieden waren. Daher wird unser Kundenmanagement Sie nach einiger Zeit nochmals kontaktieren, um Sie danach zu fragen. Selbstverständlich steht Ihnen unser Kundenmanagement aber auch sonst jederzeit gern zur Verfügung.